Metodologia de salvaguarda

Entrada e registro do acervo

O trabalho começa antes da intervenção direta nos documentos. No recebimento, são registradas informações sobre a procedência do material, titularidade, autoria, volume aproximado, tipos documentais, condições de armazenamento e histórico conhecido do conjunto.

Sempre que possível, a organização encontrada no acervo é documentada antes de qualquer alteração. Caixas, tubos, pastas, envelopes, inscrições, etiquetas e agrupamentos existentes podem conter informações importantes sobre a forma como o arquiteto ou escritório organizava sua produção.

Essas informações fazem parte da história documental do acervo.

Diagnóstico inicial

Após a entrada, é realizado um levantamento preliminar do conjunto. O diagnóstico busca identificar:

• Quantidade aproximada de documentos
• Tipos de suporte
• Formatos e dimensões
• Estado geral de conservação
• Organização existente
• Presença de plantas, desenhos, fotografias, negativos, slides, documentos textuais e publicações
• Necessidade de higienização
• Necessidade de novo acondicionamento
• Materiais que exigem tratamento específico
• Prioridades de processamento e digitalização

O diagnóstico orienta o planejamento técnico e permite dimensionar equipamentos, materiais, espaço físico e tempo necessários para o tratamento do acervo.

Manutenção da proveniência

A CAMP procura preservar a relação dos documentos com seu produtor e com o conjunto documental ao qual pertencem.

Um acervo de arquitetura não é apenas uma reunião de desenhos ou fotografias. A relação entre projetos, documentos administrativos, correspondências, fotografias, croquis, publicações e registros de obra pode fornecer informações relevantes para a compreensão do trabalho de um arquiteto ou escritório.

Por isso, a organização busca evitar a separação arbitrária de documentos que possuem relação entre si. Sempre que possível, a estrutura documental existente é identificada, registrada e utilizada como referência para o processamento do fundo.

Identificação e codificação

Os conjuntos processados pela CAMP recebem uma estrutura de identificação que permite acompanhar cada documento ao longo das diferentes etapas de tratamento. Fundos, projetos, séries documentais e itens recebem códigos próprios.

Essa identificação permite relacionar o documento físico à sua representação digital, aos metadados correspondentes e à sua posição dentro do acervo.

A codificação também reduz ambiguidades, facilita a localização física dos materiais e permite controlar grandes volumes documentais.

Higienização

Antes da digitalização e do acondicionamento definitivo, os documentos passam por processos de higienização quando necessários. A intervenção depende do suporte, do estado de conservação e das características de cada material.

O objetivo é reduzir poeira e resíduos superficiais e preparar os documentos para armazenamento, manuseio e digitalização. Materiais que apresentam condições que exigem intervenção especializada são identificados e separados para avaliação específica.

A CAMP prioriza procedimentos de conservação preventiva e evita intervenções desnecessárias sobre os documentos originais.

Organização documental

Depois da identificação inicial, os materiais são organizados de acordo com a estrutura definida para cada fundo. Em acervos de arquitetura, um mesmo projeto pode possuir diversos documentos relacionados:

• Desenhos técnicos
• Estudos preliminares
• Croquis
• Cópias heliográficas
• Pranchas de apresentação
• Fotografias
• Negativos
• Slides
• Correspondências
• Memoriais
• Contratos
• Publicações
• Recortes
• Documentos de obra

Sempre que possível, essas relações são registradas no sistema de catalogação. O objetivo não é apenas localizar um documento individualmente, mas compreender seu contexto dentro do projeto e do acervo.

Acondicionamento

Após o tratamento, os documentos são acondicionados de acordo com formato, suporte, estado físico e frequência prevista de consulta. São utilizados materiais e soluções de acondicionamento adequados às necessidades de cada conjunto.

Tubos, caixas, pastas e outros acondicionamentos recebem identificação externa vinculada ao sistema de codificação do acervo. O acondicionamento tem três objetivos principais:

1. Reduzir danos decorrentes de armazenamento e manuseio
2. Facilitar a localização dos documentos
3. Permitir a manutenção da organização definida para o fundo

Documentos de grande formato recebem atenção específica devido às características comuns dos acervos de arquitetura.

Digitalização

A digitalização constitui uma etapa importante da metodologia de salvaguarda da CAMP. A instituição mantém equipamentos destinados a diferentes tipos e dimensões de documentos, incluindo materiais de grande formato, fotografias, negativos, slides, livros e documentos textuais.

Os parâmetros de captura são definidos considerando suporte, dimensão, finalidade e características do documento. A digitalização tem diferentes objetivos:

• Preservação digital
• Redução do manuseio do original
• Consulta
• Pesquisa
• Catalogação
• Publicação
• Exposições
• Produção editorial

Sempre que adequado, são produzidos arquivos de alta resolução destinados à preservação e versões derivadas destinadas à consulta.

Arquivos de preservação e consulta

A CAMP diferencia os arquivos destinados à preservação dos arquivos produzidos para uso cotidiano.

Esse procedimento evita que versões comprimidas ou reduzidas sejam utilizadas como única representação digital de um documento.

A estrutura de armazenamento é organizada para manter clara a relação entre arquivo original digitalizado, matriz de preservação e versões derivadas.

Padronização dos arquivos digitais

A organização dos arquivos digitais é tratada como parte do processo arquivístico. A CAMP utiliza convenções de nomenclatura, estrutura de diretórios, códigos de identificação e separação entre arquivos de preservação e arquivos de consulta.

Essa padronização permite processar grandes volumes de documentos mantendo consistência e rastreabilidade.

O objetivo é evitar situações comuns em acervos digitalizados sem metodologia, como arquivos sem identificação, duplicações, nomes inconsistentes e imagens que não podem mais ser relacionadas aos documentos físicos originais.

Metadados

Uma imagem digitalizada sem informação associada possui capacidade limitada de pesquisa.

Por isso, a CAMP registra metadados relacionados aos documentos e aos projetos. Dependendo do material e das informações disponíveis, podem ser registrados dados como:

Nem todos os documentos chegam com essas informações completas. A catalogação também envolve pesquisa, comparação de documentos e identificação progressiva de dados.

Catalogação

Os metadados são estruturados em sistemas de gestão de acervos. A CAMP utiliza o Tainacan, plataforma brasileira de código aberto voltada à organização e difusão de coleções digitais.

A catalogação cria relações entre fundos, projetos, documentos, autores, obras e demais informações relevantes. Isso permite que o acervo seja pesquisado por diferentes critérios e não dependa exclusivamente da localização física ou do conhecimento prévio de quem o organizou.

O sistema pode ser ampliado conforme novas informações são descobertas durante pesquisas posteriores.

Controle entre físico e digital

Um princípio importante da metodologia da CAMP é manter a correspondência entre o documento físico, o arquivo digital e o registro catalográfico.

Dessa forma, uma imagem localizada no banco de dados pode ser relacionada ao documento original correspondente, e um documento físico pode ser associado aos seus arquivos digitais e informações catalográficas.

Essa rastreabilidade é essencial para a gestão de acervos de grande escala.

Preservação digital

Digitalizar não é suficiente para garantir preservação.

Os arquivos produzidos precisam ser organizados, armazenados e mantidos em estruturas que permitam sua recuperação ao longo do tempo.

A CAMP trabalha com separação entre arquivos de preservação e consulta, nomenclatura padronizada, estruturas de diretórios documentadas e rotinas de armazenamento e cópia.

Os processos são desenvolvidos para reduzir a dependência de conhecimento individual e permitir que a estrutura do acervo continue compreensível no futuro.

Pesquisa e complementação das informações

A catalogação de um acervo não necessariamente termina na primeira etapa de processamento. Novas informações podem surgir posteriormente por meio de pesquisas, publicações, entrevistas, documentos de outros arquivos e contribuições de pesquisadores.

Os registros podem ser complementados e revisados conforme novas informações documentadas são identificadas.

Essa característica é especialmente importante em acervos que chegam parcialmente identificados ou cuja documentação foi fragmentada ao longo do tempo.

Acesso

O tratamento documental é desenvolvido para permitir acesso. Depois de identificado, organizado, digitalizado e catalogado, o material pode ser utilizado em pesquisas, publicações, exposições, atividades educativas e outros projetos.

O nível de acesso depende das condições de conservação, direitos autorais, titularidade, dados presentes nos documentos e condições estabelecidas para cada fundo.

Sempre que possível, a consulta digital é priorizada para reduzir o manuseio dos documentos originais.

Difusão

A documentação dos acervos pode resultar em diferentes formas de produção e circulação de conhecimento. Entre elas:

• Pesquisas
• Livros
• Catálogos
• Exposições
• Artigos
• Conteúdos digitais
• Cursos
• Palestras
• Atividades educativas
• Visitas
• Projetos acadêmicos

A difusão é considerada parte do processo de salvaguarda porque amplia o conhecimento sobre os documentos e incentiva novas pesquisas.

Revisão contínua

A metodologia da CAMP não é tratada como um procedimento fechado. Novos acervos apresentam novos problemas documentais, técnicos e operacionais.

Por isso, os processos são revisados conforme a experiência acumulada, o desenvolvimento de novas tecnologias, a ampliação da infraestrutura e o intercâmbio com pesquisadores e outras instituições.

Procedimentos que podem ser automatizados são sistematizados, mantendo supervisão sobre identificação, organização documental e controle de qualidade.

Do documento físico ao acesso

O fluxo de salvaguarda da CAMP pode ser resumido nos estágios abaixo, que agrupam as dezoito etapas descritas nesta página. Cada etapa produz informações necessárias para a etapa seguinte.

1. Recebimento
2. Diagnóstico
3. Identificação
4. Higienização
5. Organização
6. Codificação
7. Acondicionamento
8. Digitalização
9. Controle de qualidade
10. Metadados
11. Catalogação
12. Preservação digital
13. Pesquisa
14. Acesso
15. Difusão

O objetivo é construir um sistema no qual documento físico, representação digital e informação catalográfica permaneçam relacionados.